(extraits du Guide pratique pour la consolidation de l’état civil, des listes électorales
et la protection des données personnelles, OIF, 2014. 
sauf *)

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ENREGISTREMENT DE L’ÉTAT CIVIL : Enregistrement continu, permanent, obligatoire et universel des faits d’état civil et de leurs caractéristiques (naissances vivantes, décès, morts fœtales, mariages et divorces), et d’autres faits concernant l’état civil de la population, en application de décrets, lois ou règlements, conformément aux prescriptions légales de chaque pays. Il permet d’établir et de fournir les documents légaux concernant ces faits. Ces actes constituent aussi la meilleure source de statistiques de l’état civil.

ENREGISTREMENT EN RETARD : Enregistrement d’un événement vital après la période prescrite, mais dans le délai de grâce spécifié.

ENREGISTREMENT TARDIF : Enregistrement d’un fait d’état civil après la période prescrite par la loi, les règles ou les règlements (y compris la période de grâce si elle est spécifiée). Le délai de grâce habituel étant d’un an après l’événement, on considère en général l’enregistrement d’un fait comme tardif s’il a lieu un an ou plus après que le fait s’est produit.

EXACTITUDE DE L’ENREGISTREMENT : L’enregistrement est exact lorsque, sur l’acte d’état civil, les rubriques relatives à chaque fait d’état civil ont été correctement et complètement remplies, c’est-à-dire sans erreur dans les réponses et sans omission. Tout écart par rapport aux données correctes est appelé « erreur qualitative ».

FAITS D’ÉTAT CIVIL : Naissance vivante, décès, mort fœtale, mariage, divorce, adoption, légitimation, reconnaissance de parenté, annulation de mariage ou séparation légale.

MARIAGE* : Le mariage est l’institution par laquelle deux personnes, s’unissent pour vivre en commun et fonder une famille. Le mariage civil est un acte juridique, authentifié par une déclaration officielle effectuée auprès d’un officier public. Le mariage religieux est un engagement dans le cadre d’une religion.

NOTIFICATEUR : Personne désignée par l’officier d’état civil pour servir d’intermédiaire entre l’officier d’état civil local et le déclarant en vue de lui communiquer toutes les informations et caractéristiques relatives à un fait d’état civil qui doit être légalement enregistré par l’officier d’état civil local.

OFFICIER D’ÉTAT CIVIL : Fonctionnaire responsable de l’enregistrement des faits d’état civil dans une zone bien définie (pays entier, comté, quartier, commune, paroisse, etc.), ainsi que de l’enregistrement et de la notification d’informations sur les faits d’état civil à des fins juridiques et statistiques.

PERSONNE AYANT ASSISTÉ L’ACCOUCHÉE : Personne qui a aidé la mère à accoucher, par exemple un médecin, une sage-femme, une infirmière ou toute autre personne.

QUALITÉ DE DONNÉES : Dans le système d’enregistrement des faits d’état civil comme dans celui des statistiques de l’état civil, la qualité de données est mesurée selon leur degré de complétude, d’exactitude, de rapidité de présentation et de disponibilité (voir EXACTITUDE, COMPLÉTUDE ET RAPIDITÉ D’EXÉCUTION DE L’ENREGISTREMENT).

QUALITÉ DES ACTES DE L’ÉTAT CIVIL : Cette caractéristique de l’acte d’état civil concerne sa valeur comme preuve légale préférentielle de la réalité du fait d’état civil, ainsi que l’exactitude et la rapidité de sa compilation ultérieure à des fins statistiques.

RAPIDITÉ D’EXÉCUTION DE L’ENREGISTREMENT : Cette caractéristique d’un acte d’état civil est déterminée par la différence entre la date de l’événement et celle de son enregistrement, comparé à l’intervalle de temps prévu par la loi.

REGISTRE DE L’ÉTAT CIVIL : Dossier à feuilles volantes, registre, fichier électronique ou tout autre fichier officiel créé pour l’enregistrement permanent, conformément à des procédures établies, de chaque type de fait d’état civil et des données connexes concernant la population d’une zone bien définie (comté, district, commune, quartier, paroisse, etc.).

SYSTÈME DE STATISTIQUES DE L’ÉTAT CIVIL : Processus consistant à : 1) collecter, par voie d’enregistrement ou de dénombrement de faits d’état civil, des informations sur la fréquence de faits spécifiés et définis, et sur les caractéristiques pertinentes des faits eux-mêmes et de la personne ou des personnes qu’ils concernent ; 2) compiler, traiter, analyser, évaluer, présenter et diffuser ces données sous forme statistique (voir FAITS D’ÉTAT CIVIL).

SYSTÈME D’ENREGISTREMENT DES FAITS D’ÉTAT CIVIL : Cadre institutionnel, juridique et technique mis en place par le gouvernement pour enregistrer les faits d’état civil sous une forme technique rationnelle, coordonnée et normalisée dans tout le pays, prenant en compte les caractéristiques culturelles et sociales du pays concerné (voir ENREGISTREMENT DE L’ÉTAT CIVIL et SYSTÈME DE STATISTIQUES DE L’ÉTAT CIVIL).

TRAITEMENT DE DONNÉES PERSONNELLES : Toute opération portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé technique utilisé, notamment la collecte, l’enregistrement, la conservation, la modification, l’extraction, la consultation, la communication, le transfert, l’interconnexion mais aussi le verrouillage, l’effacement ou la destruction.